Nell'oggetto della mail è necessario indicare chiaramente il tipo di problema e l'indirizzo esatto in caso di tematiche stradali (es. buca via Tevere 18 - strisce pedonali sbiadite via del Pontiere 15).
È poi richiesto di esporre brevemente e chiaramente il problema, allegare se possibile una-due foto efficaci ai fini del problema e lasciare i propri dati (nome, cognome, numero di telefono) per eventuali chiarimenti necessari all'approfondimento, evitando di allegare foto molto "pesanti" che rendono difficoltoso l'inoltro.
Si consiglia inoltre di evitare lunghe polemiche ed insulti, privilegiando suggerimenti costruttivi che possono essere utili agli uffici competenti.