Si raccomanda di presentare la domanda con ampio anticipo e comunque almeno una settimana prima delle riprese. La tempistica potrebbe subire importanti modifiche, ad esempio nel caso di location interne ai musei o che prevedono autorizzazioni da parte della Soprintendenza di Verona: si invita pertanto a prendere contatto con l'ufficio Verona Film Office anche prima dell'invio del modulo.